Apa Definisi dan Fungsi Administrasi Perkantoran?

Definisi manajemen perkantoran menurut Quible diartikan sebagai suatu rangkaian aktivitas perkantoran yang menyangkut perencanaan, pengawasan, pengorganisasian, penyelenggaraan, pengarahan, dan hingga pengendalian secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran, guna menunjang pencapaian tujuan organisasi.

Apa sajakah fungsi administrasi perkantoran? Berdasarkan pendapat Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran.

1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin adalah fungsi administrasi perkantoran dalam hal pengarsipan dan penggandaan. Dengan sistem administrasi perkantoran yang baik, maka paling tidak organisasi tersebut memiliki dokumen tersimpan dan cadangan (copy).

Fungsi rutin tersebut umumnya dilaksanakan oleh staf atau pegawai administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2. Fungsi Teknis
Fungsi administrasi yang terkait teknis adalah yaitu fungsi yang membutuhkan opini, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang mumpuni atau memadai, misalnya kemampuan mengoperasikan komputer serta aplikasi lainnya.

Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf atau pegawai administrasi yang tergabung atau berada pada naungan departemen teknologi informasi.

3. Fungsi Analisis
Setingkat dari hal teknis adalah analisis. Fungsi analisis merupakan fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang lebih kritis dan kreatif disertai juga kemampuan dalam mengambil keputusan. Contoh dari fungsi analisis ini adalah membuat dan menganalisis laporan kemudian membuat keputusan pembelian.

Fungsi ini umumnya dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support atau mendukung keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi Interpersonal
Administrasi perkantoran juga menyangkut tentang interpersonal. Fungsi interpersonal merupakan fungsi yang memerlukan kemapanan penilaian dan analisis yang dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan, serta juga keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, misalnya mengkoordinasikan tim proyek.

Fungsi ini umumnya dilaksanakan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi Manajerial
Administrasi perkantoran dalam fungsinya juga berkaitan dengan hal manajerial. Fungsi ini yaitu membutuhkan kemampuan perencanaan, pengukuran, dan pemotivasian. Salah satu contoh dari fungsi manajerial tersebut dapat kita lihat dari kegiatan pengorganisasian pembuatan anggaran dan pengevaluasian karyawan.

Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi.